Als Freelancer Rechnungen schreiben - Tipps von OKOMO

Als Freelancer in der Online Beratung Rechnungen schreiben

Wie erstellt man als Freelancer in der Online Beratung seine eigenen Rechnungen? Im Folgenden erfahrt ihr alles Wichtige zur Rechnungserstellung als Freelancer.

Wie man als Freelancer in der Online Beratung selbstständig abrechnet

Der Traumjob als Freelancer in der Online Beratung lockt mit Unabhängigkeit und Freiheiten, von denen Angestellte nur träumen können, doch er bringt auch Verantwortung mit sich. Dazu gehört das Erstellen von Rechnungen. Die Herausforderung, als Freelancer Rechnungen zu erstellen, liegt vor allem darin, dass die meisten von euch nicht aus dem Finanzsektor kommen und sich somit auf ein ganz neues Terrain wagen müssen. Dazu haben wir gute Nachrichten: Erstens, so schwer ist das gar nicht; mit den folgenden Tipps und Tricks habt ihr eure Rechnungen im Nu erstellt. Und zweitens, die selbstständige Gestaltung der Abrechnung hat auch Vorteile! Als Freelancer könnt ihr die Form der Abrechnung mitgestalten.

Abrechnen oder abrechnen lassen

Als Freelancer in der Online Beratung habt ihr verschiedene Abrechnungs-Varianten zur Verfügung. Der klassische Stundensatz, den ihr wahrscheinlich schon aus dem Angestelltenverhältnis kennt, ist eine Möglichkeit. Aber es gibt auch Abrechnungen pro Minute oder pro abgehaltenem Meeting. Welche Variante für euch die beste ist, entscheidet ihr. Eine gute Richtlinie ist, den Aufwand so gering wie möglich zu halten. Mit dem Pay per Meet Prinzip, wie es z.B. OKOMO Pay anbietet, könnt ihr euch die Rechnung nach jedem Meeting automatisch erstellen lassen. Sucht euch hierfür am besten eine passende Software, um Zeit und Mühen zu sparen. Wenn ihr bereits einen grösseren Kundenstamm aufgebaut habt, bietet es sich ausserdem an, Abrechnungen pro Monat zu erstellen, statt Meeting für Meeting abzurechnen. Aber ob mit technischer Unterstützung oder ohne - ihr solltet wissen, worauf es bei der Abrechnung als Freelancer ankommt. Daher haben wir die wichtigsten Punkte für euch zusammengefasst.

Wichtige Angaben auf Rechnungen

Wie jedes andere Unternehmen auch, müsst ihr als Freelancer darauf achten, dass eure Rechnung transparent und nachvollziehbar ist. Ihr könnt euch an ganz einfache Leitfragen halten: Wer erstellt die Rechnung und an wen richtet sie sich? Wann wurde die Rechnung erstellt und wann wurde die Leistung erbracht? Wie kommt der Rechnungsbetrag zustande?

• Ihr beginnt am besten mit den Wer-Fragen: Eure Rechnung muss sämtliche Kontaktdaten des Rechnungserstellers sowie des Rechnungsempfängers enthalten. Dazu gehören der Name, die Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Achtet auf die korrekte namentliche Bezeichnung. Vielleicht hat der eine oder andere von euch einen Firmennamen mit festgelegter Unternehmensform. Diese muss mit dem Namen unbedingt korrekt angegeben werden!
• Zu der Zuordnung gehört ausserdem eine fortlaufende Rechnungsnummer. Diese könnt ihr selbst aus Buchstaben- und Zahlenkombinationen erstellen und lasst sie dann nach dem Schema 001, 002, 003 usw. durchlaufen. Diese Angaben sind vor allem für die Zuordnung eurer Rechnung beim Finanzamt relevant.
• Um Missverständnisse zu vermeiden, datiert ihr sowohl den Zeitpunkt der Leistungserbringung, als auch das Datum der Rechnungserstellung für die berechnete Leistung.
• Egal für welches Abrechnungsmodell ihr euch entscheidet, aus eurer Rechnung sollte klar hervorgehen, wie der Preis zustande kommt. Listet die erbrachten Leistungen daher übersichtlich auf und nennt den Gesamtbetrag am Ende. Das macht es euren Kunden leicht, die Entstehung des Endbetrags nachzuvollziehen.
• Vielleicht habt ihr schon davon gehört, dass für manche Freelancer in der Online Beratung eine Umsatzsteuer fällig wird. Das Prinzip ist ganz einfach: Ob ihr die Umsatzsteuer ausweisen müsst oder nicht, hängt von eurem jährlichen Gesamtverdienst ab. Wer in Deutschland unter einem Betrag von EUR 22.000 bleibt, bzw. in der Schweiz unter CHF 100.000, ist von der Umsatzsteuer befreit. Liegt ihr über diesem Betrag, wird die Steuer fällig und muss auch entsprechend vermerkt werden. Auch hier lautet das Stichwort „Transparenz“. Eure Kunden wollen wissen, wie die Beträge zustande kommen. Wenn ihr also keine Umsatzsteuer erhebt und nach deutschem Steuerrecht abrechnet, dann verseht ihr eure Rechnung mit dem Zusatz „Nicht umsatzsteuerpflichtig nach § 19 UStG“ und schon hat alles seine Richtigkeit. In der Schweiz hingegen wäre es der Art. 10 Absatz 2 MWSTG für die Umsatzsteuerbefreiung.
• Wir empfehlen euch zusätzlich eine Zahlungsfrist anzugeben. Diese ist vom Gesetzgeber nicht zwingend gefordert, doch sie hilft euch und euren Kunden, die anfallenden Zahlungen im Blick zu behalten.
• Wenn alles erledigt ist, müsst ihr nichts weiter tun, als dafür zu sorgen, dass eure Rechnung den Kunden auch erreicht. Wie ihr das macht, ist euch überlassen, eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Wie erwähnt, versenden einige Tools die Rechnungen am Monatsende automatisch. Ihr könnt eure Rechnungen auch selbst schreiben und postalisch oder per Mail versenden. Wichtig ist aber, dass eure Rechnung in einem unveränderlichen Format eingehen. Wer sich also für die E-Mail Variante entscheidet, sollte auf keinen Fall vergessen, eine pdf-Datei zu erstellen, sonst ist eure Rechnung nicht gültig.

Ihr seht, es ist gar nicht so schwer, als Freelancer in der Online Beratung Rechnungen zu schreiben. Alles was ihr braucht, ist eine gute Übersicht und die richtigen Tools und schon könnt ihr in eurem Traumberuf durchstarten.

Unser Tipp: Automatisch abrechnen mit OKOMO Pay

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